Política de privacidad

Importante

La presente Política de privacidad se aplica al sitio web de INOBITEC (https://inobitec.com) y a las funciones de compra en línea y de cuenta, consultas comerciales, interacciones de soporte, solicitudes de formación y desarrollo personalizado, solicitudes de pruebas y versiones beta y comunicaciones comerciales relacionadas. El uso de los productos también puede regirse por uno o varios Contratos de Licencia de Usuario Final (EULA) específicos de cada producto. 

1. Who We Are

Inobitec Software FZ-LLC («INOBITEC», «nosotros», «nos» o «nuestro») es una empresa constituida en Dubai Media City, Dubái, Emiratos Árabes Unidos. Operamos https://inobitec.com y concedemos licencias de productos de software INOBITEC.

Para formular preguntas sobre esta Política de privacidad o ejercer sus derechos de privacidad, póngase en contacto con nosotros en market@inobitec.com. Nuestra dirección comercial es Dubai Media City, Building 05, Dubái, Emiratos Árabes Unidos, P.O. Box 73030.

Según el contexto, INOBITEC actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web, el proceso de compra, los sistemas de licencias, los canales de soporte y las comunicaciones comerciales. En casos limitados, por ejemplo cuando un cliente proporciona información para soporte técnico o desarrollo personalizado, el contrato entre las partes puede asignar funciones distintas en materia de protección de datos.

2. Scope of This Policy

Esta Política se aplica a los datos personales tratados cuando usted visita o interactúa con el sitio web; crea o accede a una cuenta; compra o solicita software, servicios, formación, soporte, pruebas, acceso beta o desarrollo personalizado; se comunica con nosotros; participa en encuestas o actividades de marketing; o utiliza funciones de licencia y activación asociadas a productos INOBITEC.

Esta Política no sustituye a un EULA específico de un producto, formulario de pedido, acuerdo de tratamiento de datos, acuerdo de soporte u otro contrato. Cuando un acuerdo específico contenga condiciones más detalladas para una actividad de tratamiento concreta, dicho acuerdo se aplicará a esa actividad. Los sitios web, productos y servicios de terceros se rigen por sus propios avisos de privacidad.

3. Personal Data We Collect

3.1 Datos que usted proporciona directamente

Los datos de contacto y de consultas comerciales pueden incluir su nombre completo, dirección de correo electrónico profesional, número de teléfono, puesto de trabajo, empresa u organización, volumen de pedido previsto, productos de interés y el contenido de su mensaje.

Los datos de compra y de cuenta pueden incluir su nombre, dirección de correo electrónico, datos de la empresa, datos de facturación, información fiscal o registral, referencia de la transacción, producto adquirido, derechos de licencia, historial de pedidos, datos de facturas y comunicaciones relacionadas con la compra. Las cuentas pueden crearse durante el proceso de compra y accederse mediante un código de un solo uso enviado a su dirección de correo electrónico; INOBITEC no requiere una contraseña de cuenta convencional para este proceso.

Las solicitudes de soporte deben contener únicamente la información técnica razonablemente necesaria para investigar y resolver el problema comunicado. No envíe información que permita identificar a pacientes ni otros datos personales sensibles. Siempre que sea razonablemente posible, elimine u oculte los identificadores personales antes de enviar registros, capturas de pantalla, bases de datos, imágenes u otros materiales de soporte. Usted es responsable de garantizar que cualquier información que facilite pueda compartirse legalmente con INOBITEC con fines de soporte.

Los datos de pruebas y versiones beta pueden incluir su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, puesto de trabajo, organización, uso previsto, comentarios y otra información necesaria para evaluar o administrar el acceso.

Los datos de formación y desarrollo personalizado pueden incluir requisitos del proyecto, información técnica, datos de contacto, contexto organizativo, información de programación y cualesquiera materiales que usted proporcione voluntariamente.

3.2 Datos recopilados automáticamente

Cuando utiliza el sitio web, nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos recopilar automáticamente datos del dispositivo y de uso, como la dirección IP, ubicación aproximada derivada de la dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, páginas de referencia y salida, páginas visitadas, interacciones, marcas de tiempo, identificadores almacenados en cookies o tecnologías similares y datos técnicos de eventos.

Cuando se activa o valida una licencia de software, podemos tratar la hora de activación, la dirección IP, información pertinente del dispositivo, la clave de licencia o el identificador del derecho de uso, el Product Code, la versión del producto y la información de estado técnico necesaria para emitir, proteger, validar, solucionar problemas o prevenir el uso indebido de la licencia.

Cuando la telemetría anónima opcional está habilitada en un producto, podemos recibir estadísticas técnicas y de uso diseñadas para no identificar directamente a una persona. Los archivos de diagnóstico no se cargan automáticamente; un usuario o administrador los proporciona manualmente cuando se solicita soporte.

3.3 Información de pago

Los pagos con tarjeta son procesados por Stripe. INOBITEC no recibe ni almacena el número completo de la tarjeta, el código de seguridad de la tarjeta ni credenciales de pago equivalentes. Podemos recibir de Stripe información limitada sobre el estado del pago, la transacción, la detección de fraude, la facturación y la conciliación.

Para los pagos mediante transferencia bancaria, podemos tratar los datos del pagador, referencias bancarias, información de remesa, datos de facturas y correspondencia relacionada. También podemos efectuar comprobaciones de fraude, sanciones, control de exportaciones y cumplimiento normativo cuando sea necesario o razonablemente apropiado.

3.4 Información sensible y médica en los materiales de soporte

Los archivos adjuntos de soporte pueden contener inadvertidamente información personal, confidencial, sanitaria o relacionada con pacientes. No cargue información que permita identificar a pacientes, imágenes médicas que contengan identificadores directos ni otros datos personales sensibles. Antes de enviar registros, capturas de pantalla, bases de datos, imágenes u otros materiales de soporte, elimine u oculte los identificadores personales siempre que sea razonablemente posible. Si considera que un problema técnico no puede investigarse sin materiales que contengan datos personales, póngase primero en contacto con INOBITEC para poder acordar un enfoque adecuado. Usted es responsable de garantizar que cualquier información facilitada a INOBITEC pueda compartirse legalmente.

4. Purposes and Legal Bases for Processing

4.1 Prestación del sitio web, los productos y los servicios

Tratamos datos personales para proporcionar la funcionalidad del sitio web; autenticar a los usuarios; crear y administrar cuentas; procesar pedidos y pagos; emitir facturas; aprovisionar, activar, validar, renovar y proteger licencias; proporcionar pruebas o acceso beta; prestar soporte, formación y desarrollo personalizado; y comunicarnos sobre estas actividades.

Cuando sea aplicable el RGPD de la UE o el RGPD del Reino Unido, la base jurídica será, por lo general, la ejecución de un contrato o la adopción de medidas solicitadas antes de celebrar un contrato. Determinadas actividades asociadas también se basan en nuestros intereses legítimos en operar servicios seguros, fiables y comercialmente sostenibles.

4.2 Seguridad, prevención del fraude y cumplimiento normativo

Tratamos datos técnicos, de transacciones, de cuentas y de licencias para proteger el sitio web y los productos; detectar fraude, uso indebido, copias no autorizadas o elusión de medidas; hacer cumplir las condiciones contractuales; investigar incidentes; cumplir obligaciones en materia de sanciones, control de exportaciones, fiscalidad, contabilidad y legislación; y formular, ejercer o defender reclamaciones legales.

La base jurídica puede ser el cumplimiento de obligaciones legales, los intereses legítimos u otra base permitida por la legislación aplicable.

4.3 Analítica y mejora del servicio

Utilizamos herramientas de analítica web y análisis de sesiones para comprender el tráfico, diagnosticar errores, mejorar la usabilidad, evaluar campañas y planificar mejoras de contenido y productos. Las tecnologías de analítica no esenciales se utilizan sobre la base del consentimiento cuando corresponda. En otras jurisdicciones, el tratamiento también puede basarse en intereses legítimos cuando esté permitido y se ponderen adecuadamente frente a los derechos individuales.

4.4 Marketing y publicidad

Podemos enviar noticias sobre productos, información sobre eventos, contenido educativo o comunicaciones comerciales cuando usted haya dado su consentimiento o cuando otra base jurídica lo permita. Puede darse de baja mediante el enlace incluido en un correo electrónico o poniéndose en contacto con nosotros. Podemos utilizar tecnologías publicitarias y de conversión para medir campañas y mostrar publicidad relevante, sujeto a los requisitos de consentimiento y a sus ajustes.

El consentimiento para marketing es opcional y no constituye una condición para recibir un producto solicitado, una respuesta de soporte u otro servicio no relacionado con marketing.

4.5 Operaciones empresariales

Tratamos datos para la gestión de las relaciones con clientes, el mantenimiento de registros, los informes internos, las previsiones, las auditorías, el gobierno corporativo, la gestión de proveedores, la continuidad del negocio y posibles operaciones societarias. La base jurídica suele ser nuestros intereses legítimos, obligaciones legales o necesidad contractual.

5. Cookies and Similar Technologies

El sitio web utiliza cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local y tecnologías comparables. Algunas son estrictamente necesarias para la seguridad, la autenticación, el proceso de compra, el equilibrio de carga y las funciones solicitadas por el usuario. Otras se utilizan para analítica, publicidad, personalización y medición.

Las tecnologías no esenciales solo se activan después de obtener el consentimiento cuando este sea necesario. Puede gestionar las opciones disponibles mediante la interfaz de consentimiento del sitio web y la configuración de su navegador. Encontrará más información en la Política de cookies de INOBITEC.

6. Service Providers and Other Recipients

Solo comunicamos datos personales en la medida razonablemente necesaria para los fines descritos en esta Política, conforme a las disposiciones contractuales, de confidencialidad y seguridad adecuadas. Las categorías de destinatarios incluyen proveedores de alojamiento e infraestructura; procesadores de pagos y bancos; proveedores de analítica, publicidad y gestión de etiquetas; proveedores de comunicaciones con clientes y chat; proveedores de CRM y tecnología web; asesores profesionales; auditores; organismos reguladores; cuerpos y fuerzas de seguridad; y contrapartes de operaciones de fusión, adquisición, financiación, reorganización o venta de activos.

Entre los proveedores tecnológicos actuales se incluyen Stripe; Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Merchant Center y Google reCAPTCHA; Let's Encrypt; Google DNS; Google Safe Browsing; Microsoft Clarity; Meta Pixel; LinkedIn Insight Tag; JivoChat; infraestructura de alojamiento Ultahost con servidores ubicados en los Países Bajos; y un CRM basado en OctoberCMS. El uso y la configuración de los proveedores, así como sus subencargados, pueden cambiar con el tiempo.

No comunicamos datos personales a terceros a cambio de dinero. Determinadas comunicaciones de datos con fines publicitarios o analíticos pueden considerarse «intercambio», «venta» o publicidad dirigida conforme a algunas leyes estatales de privacidad de EE. UU., incluso cuando no medie contraprestación económica. Cuando corresponda, proporcionamos los mecanismos de exclusión exigidos.

7. International Data Transfers

INOBITEC (Inobitec Software FZ LLC) está registrada en los Emiratos Árabes Unidos y utiliza proveedores de servicios en varios países. Por ello, los datos personales pueden tratarse en los Emiratos Árabes Unidos, el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido, Estados Unidos y otras jurisdicciones en las que operen nuestros proveedores de servicios o sus subencargados.

Cuando los datos personales se transfieren internacionalmente, aplicamos las garantías adecuadas exigidas por la legislación aplicable, incluidas decisiones de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo (SCC), el UK International Data Transfer Addendum o el International Data Transfer Agreement (cuando corresponda), controles de acceso, cifrado, evaluaciones del riesgo de las transferencias y otras garantías reconocidas legalmente. Cuando la legislación aplicable imponga requisitos adicionales para transferencias internacionales, INOBITEC adopta medidas razonables para aplicar las garantías contractuales, técnicas, organizativas u otras garantías legalmente reconocidas que correspondan.

8. Data Retention

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para los fines descritos en esta Política, incluida la prestación de productos y soporte, el mantenimiento de registros de licencias y transacciones, el cumplimiento de obligaciones fiscales y contables, la resolución de controversias, la ejecución de acuerdos, la prevención del fraude y el cumplimiento de la legislación.

Los periodos de conservación varían según la categoría de datos personales y los requisitos legales aplicables. Salvo que la ley exija o permita un periodo superior, INOBITEC aplica con carácter general los siguientes periodos de conservación:

• Consultas comerciales: hasta 24 meses después de la última comunicación.

• Cuentas de clientes y registros de CRM: durante la relación comercial y hasta 7 años después de la última interacción comercial significativa.

• Pedidos, facturas, pagos y registros fiscales: hasta 10 años (o más cuando lo exija la legislación aplicable).

• Registros de licencias: durante la vigencia de la licencia aplicable, incluida cualquier licencia perpetua, y posteriormente durante el tiempo razonablemente necesario para administrar, verificar, prestar soporte, proteger o hacer valer los derechos de licencia, resolver controversias, mantener la seguridad o cumplir las obligaciones legales aplicables.

• Solicitudes de soporte: hasta 5 años después del cierre del caso de soporte.

• Archivos adjuntos de soporte y materiales de diagnóstico cargados: por lo general, hasta 2 años después del cierre de la solicitud de soporte, salvo que sea necesario conservarlos durante más tiempo para resolver un problema en curso, cumplir obligaciones legales o proteger derechos legales.

• Registros de seguridad y auditoría: por lo general, hasta 12 meses.

• Registros de consentimiento para marketing y de exclusión: mientras el consentimiento siga siendo válido y hasta 3 años después de su retirada o de la última interacción de marketing, a fin de demostrar el cumplimiento de la legislación aplicable.

• Analítica y telemetría anónimas o agregadas: se conservan únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para mejorar el servicio.

Cuando los datos personales dejan de ser necesarios, los eliminamos, anonimizamos o aislamos de forma segura, con sujeción a las obligaciones legales aplicables, los ciclos de copia de seguridad y las obligaciones de conservación legal.

9. Security

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la alteración, la divulgación, la pérdida o la destrucción. 

Las medidas pueden incluir cifrado TLS en tránsito, conexiones administrativas cifradas, controles de acceso basados en funciones y en el principio de mínimo privilegio, autenticación multifactor para cuentas administrativas cuando esté disponible, registro y supervisión, actualizaciones periódicas de software y parches de seguridad, copias de seguridad seguras, evaluación de proveedores, procedimientos de respuesta ante incidentes y obligaciones de confidencialidad del personal. El acceso a los datos personales se limita al personal y a los proveedores de servicios que lo necesitan para desempeñar sus funciones.

Ningún sistema es completamente seguro. Debe proteger el acceso a su cuenta de correo electrónico, ya que los códigos de inicio de sesión de un solo uso pueden enviarse a ella, y notificarnos de inmediato cualquier sospecha de actividad no autorizada.

A pesar de estas medidas, ningún método de transmisión por Internet ni de almacenamiento electrónico es completamente seguro, y ninguna medida de seguridad puede garantizar una protección absoluta frente al acceso o la divulgación no autorizados.

10. Your Privacy Rights

Según su ubicación y la legislación aplicable, puede tener derecho a obtener información sobre el tratamiento; acceder a sus datos personales; rectificar datos inexactos; suprimir datos; limitar u oponerse al tratamiento; recibir los datos en formato portable; retirar el consentimiento; excluirse del marketing directo, la publicidad dirigida, la venta o el intercambio; y presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Para ejercer un derecho, escriba a market@inobitec.com y describa su solicitud. Podemos verificar su identidad y autoridad, solicitar aclaraciones o rechazar o limitar una solicitud cuando la ley lo permita. Los representantes autorizados podrán presentar solicitudes cuando corresponda, sujetas a verificación.

Por lo general, acusamos recibo de las solicitudes relativas a privacidad en un plazo de cinco (5) días laborables y procuramos dar una respuesta sustantiva en un plazo de treinta (30) días, salvo que la legislación aplicable exija otro plazo o la solicitud sea inusualmente compleja.

La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de dicha retirada. Algunos datos no pueden eliminarse de inmediato cuando sean necesarios para completar un contrato, mantener registros de seguridad o fraude, cumplir la legislación o formular o defender reclamaciones.

10.1 Derechos en el EEE y el Reino Unido

Cuando sea aplicable el RGPD de la UE o el RGPD del Reino Unido, puede tener derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y retirada del consentimiento. También puede presentar una reclamación ante la autoridad competente de protección de datos. Si el tratamiento se basa en intereses legítimos, puede oponerse por motivos relacionados con su situación particular; si el tratamiento tiene fines de marketing directo, puede oponerse en cualquier momento.

10.2 Derechos conforme a la legislación de los EAU

Cuando sea aplicable la Ley de Protección de Datos Personales de los EAU, los derechos pueden incluir el acceso a información sobre el tratamiento, la transferencia o recepción de datos personales en un formato estructurado y legible por máquina cuando corresponda, la rectificación, supresión, limitación o suspensión del tratamiento, la oposición a determinados tratamientos automatizados o al marketing directo y la presentación de una reclamación ante la autoridad competente, con sujeción a las condiciones y excepciones legales.

10.3 Avisos para California y otros estados de EE. UU.

Si una ley estatal de privacidad de EE. UU. aplicable se aplica a INOBITEC y a sus datos personales, puede disponer de derechos adicionales de privacidad conforme a dicha ley. INOBITEC no vende intencionadamente datos personales a cambio de una contraprestación económica. Cuando lo exija la legislación aplicable, proporcionaremos los derechos y mecanismos de exclusión exigidos por dicha legislación.

11. Automated Decision-Making

No utilizamos exclusivamente decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o de importancia similar sobre las personas. Las herramientas automatizadas pueden ayudar a detectar fraude, riesgos de seguridad, sanciones o usos indebidos de licencias, pero las decisiones adversas de importancia están sujetas a la revisión adecuada cuando lo exija la ley.

12. Children

El sitio web y las ofertas comerciales de software están dirigidos a profesionales y organizaciones, no a menores. No recopilamos de forma consciente datos personales directamente de menores de 16 años a través del sitio web. Si considera que un menor ha facilitado datos personales sin la autorización adecuada, póngase en contacto con nosotros para que podamos investigarlo y adoptar las medidas oportunas.

13. Business Customers and Authorized Users

Si interactúa con INOBITEC en nombre de una organización, dicha organización puede controlar por separado los datos personales relacionados con su uso de sus sistemas y productos. Usted declara que está autorizado a proporcionar información de contacto profesional y materiales en su nombre.

14. Third-Party Links and Integrations

El sitio web puede contener enlaces a sitios web de terceros o incorporar funciones de terceros. INOBITEC no se hace responsable de las prácticas de privacidad independientes de terceros. Consulte el aviso de privacidad del tercero correspondiente antes de facilitar datos.

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en la legislación, la tecnología, los proveedores, los productos o las prácticas empresariales. La fecha de «Última actualización» se modificará cuando se publiquen cambios. Cuando sea necesario, proporcionaremos un aviso adicional u obtendremos un nuevo consentimiento.

16. Privacy Contact

Para preguntas o solicitudes relacionadas con la privacidad, póngase en contacto con:

Correo electrónico: market@inobitec.com
Empresa: Inobitec Software FZ-LLC
Dirección: Dubai Media City, Building 05, Dubái, Emiratos Árabes Unidos, P.O. Box 73030

No envíe contraseñas, datos de tarjetas de pago, información que permita identificar a pacientes ni otros datos altamente sensibles por correo electrónico ordinario, y utilice un asunto claro, como «Solicitud de privacidad».